Excel - в каждом офисе верный помощник,
В мир чисел и формул он фирму ведёт!
Квартальный отчёт стал существенно проще,
Хвалебные оды сотрудник поёт!

Итак, начав повествование о сугубо точной и можно сказать даже строгой программе Excel со столь лирического вступления, задумаемся над вопросом: «почему электронные таблицы столь любимы в каждой организации»? И действительно, программ много, а он такой один. Однозначного ответа Вы скорее всего не получите… Тут и исторический фактор — данный софт появился одним из первых, и технологический — приложение работает точно и стабильно, что не может не вызывать уважение. Да и разработчиком Excel является крупнейшая IT корпорация Microsoft, что гарантирует отличную поддержку пользователей и завидную частоту обновлений с внедрением самых прогрессивных инноваций.

Но в данном обзоре мы сконцентрируем своё внимание на факторе универсальности. Ведь есть специализированные программы для инженеров, для бухгалтеров, для математиков… А MS Excel — для всех и найдёт своё применение практически в каждом офисе, от частных предпринимателей до крупнейших производственных предприятий, научных институтов и государственных учреждений. В любом бизнесе найдутся те задачи, с которыми он справится гораздо эффективнее других программ, не говоря уж о ручном труде персонала. Не верите? А мы Вам сейчас докажем! Давайте посмотрим для чего применяют Excel в корпоративном секторе и какие инструменты и возможности при этом используются.

Применение Excel торговыми организациями

Предприятия сферы оптовых и розничных продаж, торговые представительства зарубежных компаний заинтересованы в Excel для анализа рынков, учёта продаж, контроля работы региональных представительств, анализа показателей продаж и планирования их структурных и количественных параметров. В электронных таблицах специалисты формируют отчёты по разным показателям, визуализируют информацию посредством графиков и диаграмм, составляют прогнозы и планы продаж, а также отслеживают эффективность работы коллектива фирмы. Наиболее востребованными в торговле считаются следующие инструменты Excel:

Консолидация – используется для слияния информации из региональных розничных сетей и отдельных магазинов;
Сводные таблицы – незаменимы при анализе корпоративных продаж, затрат, прибыли и прочих обобщающих показателей эффективности бизнеса;
Фильтры – позволяют менеджеру осуществлять оперативные выборки из таблиц по товарным группам, по артикулу и другим характеристикам товара;
Сортировка – упорядочивает информацию по продукту в соответствии с любым актуальным критериям;
Формулы – незаменимый инструмент в расчёте скидок, наценок по товару, валютной переоценке;
Функция ВПР – позволяет автоматически собрать информацию о интересующем товаре в одну таблицу из разных файлов.

Функционал для транспортных и логистических фирм

В логистике Excel очень востребован для учёта стоимости доставки, оптимизации транспортных маршрутов, управления складскими запасами, а также для создания графиков доставки. Если раньше работники складов и водители вели бумажный документооборот, то с приходом компьютеров, необходимость заполнять многочисленные товарно-транспортные накладные, ведомости, табели, счета-фактуры отпала. А помогают этому следующие инструменты:

Формулы Excel – позволяют специалисту посчитать расстояние между точками маршрута, расход топлива, грузооборот, амортизацию транспортных средств;

Логическая функция ЕСЛИ – позволяет оператору выбирать оптимальный транспорт под специфику заказа.

ВПР – агрегирует информацию по конкретному транспортному средству, водителю или заказчику в единый файл отчёта.

Востребованность Excel в финансовых учреждениях

Финансовый сектор, как никакой другой, завязан на цифровые данные и математические расчёты, поэтому важность электронных таблиц для экономистов, бухгалтеров и финансистов трудно переоценить. Они используют Excel для анализа инвестиционной привлекательности компаний и проектов, оценки инвестиционных возможностей и показателей окупаемости, экономического моделирования и бюджетирования, проведения бухгалтерского аудита и мониторинга. Программа предлагает инструменты для перспективного прогнозирования, выявления трендов, оценки динамики, построения диаграмм и поддерживает экспорт-импорт данных других приложений. Самым востребованным функционалом MS Excel в области корпоративных финансов традиционно считается:

БС() – считает стоимость инвестиций для заданного количества периодов при условии неизменной ставки;
Доход() – позволяет рассчитывать доходность ценных бумаг;
ПЛТ() – рассчитывает суммы периодических платежей для погашения задолженности по кредиту;
ПС() – используется для расчёта текущей стоимости инвестиции на основе периодического платежа, процентной ставки и количества периодов. Например, показывает сумму, которую в итоге заплатил бы человек, взявший кредит;
ОСПЛТ() – рассчитывает сумму выплат по кредиту за заданный период, которая уходит на оплату именно тела кредита, а не процентов.
ПРПЛТ() – нужна для расчёта процентных платежей за указанный период на основе процентной ставки, номера периода, количества периодов. Эта функция применяется, когда платежи в каждом периоде осуществляются равными частями;
СТАВКА() – даёт возможность вычислить ставку по кредиту, если мы знаем сумму кредита, размер периодического платежа и число платёжных периодов;
Сводные таблицы – мощный инструмент аналитики, позволяющий анализировать доходы организации, расходы, убытки и выбирать правильную финансово-экономическую стратегию.

Чем полезны электронные таблицы для строительных компаний?

Застройщики привлекают возможности Excel для оптимизации учёта выработки, составления простых смет и учёта применяемых строительных норм и правил. Софт позволяет формировать справочники норм и проектно-сметной документации, учитывать выполненные объёмы работ и начислять сдельную заработную плату строителям в разрезе проектов и заказов. Позволяет хранить информацию о строительном объекте, этапах строительства, о субподрядчиках. В частности:

Фильтры – дают возможность легко выбрать конкретного субподрядчика под определенную задачу в строительстве;

Формулы Excel – применяют как вспомогательный инструмент при расчёте смет, объемов затрат материалов в разрезе по объектам;

Диаграммы – визуализация важна при работе с инвесторами и заказчиками. Используя графики, можно наглядно представить окупаемость проекта, финансово-экономические показатели строительства.

Функция ВПР – позволит объединить в одну таблицу всю информацию по строительному объекту из разных файлов.

Как задействуют программу производственные предприятия?

В промышленности Excel важен в планировании и управлении производством, а также в управлении складскими запасами. В программе активно работают сотрудники отделов снабжения, планового, сбыта, качества и технического контроля, финансово-экономического, бухгалтерии. В целом, коллектив предприятия, не сталкивающийся с необходимостью применения узкоспециализированного ПО, может решить большинство своих задач в Excel. Например:

Формулы – позволят рассчитать амортизацию оборудования, объём необходимых инвестиций, себестоимость продукции, материально-техническое обеспечение производства;

Консолидация – объединит важную производственную информацию по цехам и вспомогательным отделам в единый документ;

Сортировка и фильтры – лучший инструмент для работников, сталкивающимися с большими перечнями производственной номенклатуры деталей и комплектующих.

Конечно, мы рассмотрели только самый очевидный пласт возможностей электронных таблиц. На самом деле полигон использования столь функционального софта куда шире. Индивидуальные предприниматели, сельскохозяйственные предприятия, event-фирмы, предприятия общественного питания, муниципальные и бюджетные учреждения – любые отрасли экономики могут повысить свои финансовые показатели за счёт грамотного использования персоналом возможностей программы Microsoft Excel. Беда в том, что многие даже не догадываются о столь широком спектре её применения. Частично закрыть пробел, думаем помогла данная статья.

Но, если Вы хотите по настоящему ощутить всю мощь программы в действии, запишите свой коллектив на наши корпоративные курсы, проводимые как с выездом преподавателя в офис компании-заказчика, так и онлайн – в формате удобных вебинаров в прямом эфире.