Часто в компаниях требуется осуществлять массовую рассылку писем, при этом переменные данные (например ФИО, почтовый адрес респондента) хранятся в файле Excel. Очевидно, что переносить информацию вручную построчно — крайне медленно и не эффективно. В программе Word существует инструмент Слияние, позволяющий в автоматическом режиме «подтягивать» необходимые сведения. Рассмотрим порядок действий по настройке режима подгрузки в Word данных из Excel, после чего Вы сможете самостоятельно пройти все этапы, повторяя инструкцию за преподавателем.
Пошаговая инструкция
1. Открыть документ Word, с которым нужно провести слияние.
2. На вкладке Рассылки выбрать Начать слияние из блока Начало слияния → Пошаговый мастер слияния.
3. Выбрать Письма в окне Слияние.
4. Внизу окна Слияние выбрать Далее → Текущий документ.
Нажать Далее → Выбор получателей.
5. Если база с данными получателей не сформирована, то выбираем Создание списка и нажимаем кнопку Создать.
6. Нажимаем кнопку Создать запись формируем записи и сохраняем в файл.
7. Если же у нас есть файл Excel с данными получателей, то выбираем:
Открывает файл с данными. В нашем примере, это файл база.xlsx
8. Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить информацию, взятую из таблицы. В окне Слияние выбираем Блок адреса.
Получим:
9. В окне Слияние можно выбрать Строка приветствия…
10. Как можно использовать другие элементы?
После слова «Уважаем» должно находиться имя и отчество. Для этого используем Другие элементы в окне Слияние.
Получим:
11. Окончания у слова «Уважаем» нужно менять. Для этого после слова «Уважаем» ставим курсор.
12. На вкладке Рассылки выбираем Правила → IF…THEN…ELSE.
13. Вводим:
Нажимаем кнопку Далее.
14. Если документ требуется сразу распечатать, то выбираем команду Печать, а если нужно сформировать файл или увидеть результат, то выбираем команду Изменить часть писем.
Видеоурок «Слияние с использованием информации Excel»
Скачайте архив с учебными файлами и на их базе повторяйте видеоурок за преподавателем.